Содержание

Особенности составления и вручения уведомления об отпуске за 2 недели до его начала: образец документа

Особенности составления и вручения уведомления об отпуске за 2 недели до его начала: образец документа

В соответствии с действующим трудовым законодательством, за каждым официально трудоустроенным человеком закрепляется право на ежегодный оплачиваемый отдых.

При этом работодатель обязан заблаговременно известись работника о точной дате начала отпуска. В рамках данной статьи отражены порядок и правила уведомления о выходе в отпуск.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Как согласно графику и за сколько дней до начала отдыха оповещается работник?

Согласно 123 статье ТК РФ работодатель должен в письменном виде известить работника о начале ежегодного оплачиваемого отдыха не позднее, чем за две недели до его начала. Для этого необходимо составить специальный документ, который называется уведомление о предоставлении отпуска, и направить его адресату.

В свою очередь адресат должен подписать данный документ. Это будет означать, что он поставлен в известность о предстоящем отдыхе и возражений не имеет.

Направлять оповещение необходимо только в том случае, если речь идет о выходе работника в отпуск, согласно графику.

В случае если работник написал заявление о выходе в отпуск по собственному желанию, направлять уведомление нет смысла.

Оформление и содержание документа

Следует отметить, что в настоящее время отсутствует унифицированная форма о предоставлении отпуска. Как правило, предприятия самостоятельно разрабатывают бланк документа, чтобы уведомить работника. Этим может заняться отдел кадров.

В общем виде содержание извещения должно включать следующую информацию:

    Шапку документа – в самом верху бланка необходимо указать наименование организации.

Если извещение составляется на фирменном бланке, то, как правило, он уже содержит наименование компании и все ее реквизиты.

Тут же в шапке необходимо указать название документа (в данном случае это будет – «УВЕДОМЛЕНИЕ»), а также исходящий номер и дату его регистрации. В левой стороне бланка необходимо указать Ф.И.О. работника, его должность и название структурного подразделения, к которому он относится.

  • Обращение к адресату письма (например, «Уважаемый Иван Федорович»).
  • Тело документа – при его написании следует последовательно указать следующее:

    • ссылку на 123 статью ТК РФ;
    • оповещение о дате начала и конца, а также общем количестве календарных дней отпуска, согласно графику;
    • ссылку на график отпусков, а также дату его утверждения;
    • просьбу о необходимости подписать документ.
  • Подписи – в конце ставятся подписи руководителя организации и адресата. Работник, для которого было подготовлено извещение, в обязательном порядке должен его подписать, а также поставить дату ознакомления. В противном случае документ будет признан недействительным.
    • Скачать бланк уведомления работника о начале отпуска за 2 недели
    • Скачать образец заполнения уведомления работника о начале отпуска за 2 недели

    Смотрите видео про извещение об отпуске:

    Способы ознакомления адресата с извещением

    Как правило, извещение о представлении отпуска вручается лично адресату в руки. Однако если сотрудник по каким-либо причинам отсутствует на рабочем месте, то документ можно направить, к примеру, заказным письмом с уведомлением о вручении.

    Что делать, если сотрудник отказывается подписать документ?

    Порой бывают случаи, когда сотрудник, по тем или иным причинам, отказывается подписывать уведомление. Столкнувшись с подобной проблемой, необходимо действовать следующим образом:

    1. Вначале необходимо попытаться разрешить сложившуюся ситуацию мирным путем. Для этого следует поговорить с сотрудником и попытаться выяснить причины, по которым он отказывается подписывать оповещение. Если аргументы работника обоснованы (например,неправильно оформлено уведомление, допущена ошибка при указании периода ежегодного оплачиваемого отдыха и т.д.), то имеет смысл прислушаться и выполнить требования работника.
    2. Если данную проблему не удалось уладить в устной форме, то необходимо составить акт об отказе в подписи. Имея на руках данный документ, работодатель в принудительном порядке сможет отправить сотрудника на заслуженный отдых, избежав при этом нарушения закона. Составлением акта об отказе подписания извещения занимается отдел кадров. Для того чтобы он был действительным, сотруднику, в присутствии не менее двух свидетелей, зачитывается вслух текст документа.

    Кроме того, у работника следует потребовать объяснительную записку, содержащую причины отказа в подписи. В случае, если работник отказывается писать объяснительную, то данный факт необходимо зафиксировать в акте.

  • Далее можно смело приступать к оформлению отпуска работника и связанных с этим выплат.
    • Скачать бланк акта об отказе работника от подписания документа
    • Скачать образец акта об отказе работника от подписания уведомления о предоставлении отпуска

    Подводя итог, следует отметить, что знание порядка и правил оформления, а также передачи уведомления о предоставлении очередного оплачиваемого отдыха, как работодателем, так и работником, существенно упростит их взаимодействие по данному вопросу. Кроме того, в случае возникновения спорных ситуаций, зная и делая так, как должно быть, можно без труда отстоять свою правоту в суде.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Уведомление о начале отпуска

    Формирование уведомления о начале отпуска – часть процедуры письменного документального оформления ухода человека на законный запланированный отдых.

    В каких случаях формируется документ

    Во многих организациях, особенно крупных, перед началом нового года составляется предварительный график отпусков. В нем прописывается, в какой период времени тот или иной сотрудник может отдохнуть от своей работы.

    В графике отпусков есть определенная очередность, которая разрабатывается с учетом интересов работодателя и его подчиненных. Особенно этот документ актуален в производственных компаниях с непрерывным циклом работы.

    За две недели до отпуска специалист кадрового отдела обязан проинформировать работника о намечающемся событии (в соответствии с ранее утвержденным графиком отпусков).

    Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности.

    В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного.

    Если работник уходит в отпуск по своему личному заявлению (например, в неоплачиваемый), то на его имя уведомление писать не надо.

    Что будет, если не направить уведомление

    Уведомление обязательно должно доводиться до сведения сотрудника организации под роспись.

    В противном случае, он получит полное право на перенесение своего отдыха на то время, которое ему будет удобно – и для этого ему достаточно будет всего лишь написать соответствующее заявление с указанием того, что он не был предупрежден о начале запланированного отпуска.

    Также отсутствие уведомления может послужить поводом для «разборок» в трудовой инспекции или даже суде, поэтому пренебрегать формированием данного уведомления не стоит.

    Что делать, если работник не хочет ставить подпись о получении уведомления

    Вручая уведомление, представителю работодателя нужно заручится подписью того, для кого оно предназначено. Но бывает так, что в силу различных обстоятельств работник отказывается ставить свою подпись под извещающим документом.

    В этом случае нужно обязательно в присутствии свидетелей составить соответствующий акт, с указанием пояснений протестующего сотрудника (если их нет, значит так и написать «отказался ставить подпись без объяснения причин»).

    Общие сведения об уведомлении, особенности составления

    Если вам понадобилось составить уведомление о начале отпуска сотруднику организации, а вы не имеет достаточного опыта, прочитайте наши советы – они помогут вам справиться с поставленной задачей. Обратите также внимание и на пример бланка – на его основе вы легко составите нужное уведомление.

    Первым делом дадим общую информацию, свойственную для всех таких документов. Начнем с того, что уведомление можно формировать в свободном виде, или, если в компании есть утвержденный в учетной политике образец документа – по его типу. Способ составления уведомления, как и его шаблон (при наличии) должен быть утвержден в локальных актах предприятия.

    Уведомление следует составить в двух идентичных экземплярах, каждый из которых должен быть подписан представителем работодателя (лучше директором, но допустимо, если будет стоять автограф начальника структурного подразделения, например, руководителя отдела кадров).

    1. Один из этих экземпляров впоследствии передается работнику,
    2. второй подшивается в специальную папку и остается в архиве компании (как подтверждение того, что со стороны работодателя все условия ухода работника в отпуск выполнены).

    Проштамповывать формуляр не обязательно – печать нужна только тогда, когда требование о ее применение указано во внутренних нормативных документах фирмы.

    Отметку об уведомлении обязательно надо внести в специальный журнал учета исходящей документации – такие должны вестись в каждой организации.

    Уведомление разрешается формировать на простом обычном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия, писать его можно как от руки, так и в компьютере (обязательно затем распечатывая)

    Образец уведомления о начале отпуска

    Составляя уведомление, мысленно поделите его на три части.

    В начале документа — так называемой «шапке», — нужно указать:

    • данные об отправителе (предприятии-работодателе);
    • данные об адресате – сотруднике, которому оно направляется;
    • сведения о самом документе: его название, номер, дата составления.

    После этого идет основной блок, куда вносится текст извещения. В него нужно включить:

    • дату, с которой человек уходит в отпуск;
    • продолжительность отпуска (в календарных днях – чаще всего это 14 дней или 28);
    • день выхода на работу (указать точное число).

    Как передать уведомление

    До сотрудника уведомление о начале отпуска можно довести разными путями:

    • Если он находится при исполнении служебных обязанностей непосредственно на рабочем месте – то лучше всего лично, из рук в руки (под роспись).
    • Если по каким-либо причинам будущий отпускник отсутствует (например, он на больничном или в командировке), то — или заказным письмом через Почту России, или через доверенное лицо доставить по адресу его места нахождения (в этом случае следует также озаботиться получением отметки об ознакомлении с документом).

    Уведомление работника о начале очередного отпуска

    Уведомление о начале отпуска является официальным документом для оформления ухода работника на ежегодный оплачиваемый отпуск. Данное право имеет каждый трудоустроенный человек. По закону каждая организация в конце года составляет график ухода своих сотрудников в отпуск. В документе прописывается период отдыха каждого работника.

    Уход на отдых по графику отпусков

    Работодатель устанавливает в нормативном акте предприятия обязанность сотрудников подавать заявление на несколько дней до начала положенного отпуска на своё усмотрение. То есть в некоторых организациях это практикуется — работник до момента выхода в отпуск пишет и передаёт соответствующее заявление в бухгалтерию.

    По закону РФ это делать не обязательно. Ведь нормы Трудового Кодекса говорят, что отпуск сотруднику предоставляется на основании графика отпусков, а не по заявлению. Если в локально-нормативном акте организации существует данная обязанность, но сотрудник её не выполнил, работодатель всё равно обязан предоставить очередной отдых согласно установленному порядку — графику.

    Подача заявления на отпуск предусмотрена только в некоторых случаях. Например, если сотруднику необходим внеплановый неоплачиваемый отдых.

    График отпусков

    Данный документ предусматривает разработку и создание периодов времени отдыха для каждого работника предприятия. В нём существует определённая очерёдность, которая разрабатывается согласно интересам компании и сотрудников.

    Разработкой графиков занимаются сотрудники бухгалтерии или кадрового отдела. После чего он сдаётся на подпись руководителю. С момента проставления подписи и печати документ считается утверждённым. Согласно этому графику, заполняется уведомление об отпуске и вручается работнику. Это позволяет соблюдать все законодательные нормы для работодателя, а для сотрудника ознакомится и напомнить о дате начала отдыха.

    Обязан ли работодатель сообщать об отпуске сотрудника за несколько дней

    По закону работодатель обязан предоставить документ, в данном случае это уведомление, сотруднику за 14 суток до начала положенного отдыха. Эта обязанность должна быть исполнена не только для тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и для работников, которые решили взять дополнительный отдых. Если сотрудник уходит на отдых по собственному заявлению (к примеру, в неоплачиваемый отпуск), то уведомление вручать нет необходимости.

    Последствия невручения уведомления

    Работодатель по трудовому законодательству обязан вручить документ, который уведомляет работника о предстоящем очередном отдыхе. Сотрудник же обязан закрепить подписью один экземпляр, что будет соответствовать о его уведомлении.

    Если сотрудник не получил такой документ, то он может самостоятельно перевести дату отдыха на любое удобное время. Для этого работнику потребуется написать соответствующее заявление на имя главы организации. В нём необходимо указать, что он не был предупреждён об очередном отпуске и о его начале. Кроме этого, отсутствие уведомления может послужить серьёзным поводом для начала разбирательств со стороны трудовой инспекции. Именно поэтому пренебрегать данным документом и вручением его сотруднику не стоит.

    Что представляет собой уведомление

    Данный документ может быть сформирован в свободной форме. В большинстве случаев в каждой компании имеется свой утверждённый образец уведомления сотрудников об отпуске. Способ заполнения документа должен в обязательном порядке утверждаться в нормативных актах организации.

    Уведомление составляется в двух экземплярах, каждый из них должен иметь подпись работодателя или его доверенного лица (директор, начальник кадрового отдела, главный бухгалтер). Один документ передаётся сотруднику. Второй экземпляр остаётся в архивных документах компании, после его регистрации в журнале. Это является подтверждением того, что работник был ознакомлен с датой выхода в предстоящий отпуск, а работодатель выполнил свои обязанности.

    Ставить печать на документе не обязательно. Оттиск печати необходим лишь в том случае, если это требует внутренняя политика учреждения. А вот отметка об уведомлении должна быть обязательно внесена в учётный журнал компании.

    Документ может быть оформлен на простом листе или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно как в письменной форме, так и в печатной.

    Как составить самостоятельно уведомление

    Для составления документа необходимо разделить лист по вертикали на 3 части. В шапке (начале листа) указываются:

    • данные о работодателе;
    • данные о получателе, то есть работнике;
    • наименование документа;
    • дата составления;
    • номер уведомления.

    В среднюю часть или основной блок необходимо внести:

    • дату начала отпуска;
    • его продолжительность, которая указывается в календарных днях и может составлять 14 или 28 дней;
    • дата выхода на работу.

    В последней части документа указывается наименование работодателя, ответственное лицо и его подпись. Ниже — личные данный работника (ФИО) и подпись.

    Передача документа

    Передать документ необходимо в обязательном порядке. Сделать это можно несколькими способами:

    1. на рабочем месте лично в руки;
    2. заказным письмом по средствам Почты России;
    3. через доверенное лицо.

    В любом случае работодатель должен иметь после вручения свой экземпляр уведомления и подписью работника.

    Если сотрудник не стал подписывать документ

    Нередко бывает, что работник не согласен с датой выхода в отпуск. Поэтому отказывается подписывать уведомление. В таком случае лицо, направленное на передачу документа, должно позаботиться о наличии в этот момент двух свидетелей. В их присутствии необходимо составить акт об отказе подписи работника в документе, уведомляющем о начале положенного отпуска. В акте должны быть прописаны причины отказа сотрудника подписывать документ.

    Образец 2019 года

    Важно помнить, что каждый работодатель должен придерживаться законам Российской Федерации и своевременно уведомлять своих сотрудников о предстоящем отпуске — не позже, чем за 14 дней до его начала. Иначе сотрудник сможет самостоятельно на законных правах выбрать дату положенного отдыха или же обратиться с жалобой в трудовую инспекцию.

    Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить

    Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

    Когда работнику нужно отправлять уведомление об отпуске?

    Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:

    • ежегодный оплачиваемый отпуск;
    • дополнительный оплачиваемый отпуск — в него входят ученический, декретный, из-за работы во вредных условиях и прочие;
    • Другие типы отпусков, предоставление которых указано в законах либо внутренних актах организации.

    Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в графике отпусков. ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.

    Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).

    Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.

    Важно!
    Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.

    В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.

    Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?

    Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

    Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:

    • Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
    • В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
    • Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.

    В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.

    Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.

    Как провести ознакомление

    Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

    Как правило, используются следующие типы:

    • Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске — в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
    • Проставление отметки в приказе на отпуск — закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
    • Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
    • Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях — одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

    Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

    При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

    Скачать образец уведомления

    Образец составления уведомления об отпуске

    Закон нигде не указывает, какую именно форму должно иметь уведомление, если его оформляют как отдельный документ. В организации для его основы можно использовать фирменный бланк, а текст составить исходя из особенностей работы компании.

    Весь текст уведомления можно целиком набрать на компьютере, или же использоваться в виде шаблона с незаполненными полями, в которые вручную вносятся сведения о сотруднике — его Ф.И.О., должность, период и начало отпуска и т. д.

    В верхней части уведомления нужно указать название и реквизиты организации. После этого на отдельной строке записываются дата оформления и место.

    Далее в правой части бланка указываются данные о сотруднике, кому передается документ — его Ф.И.О. и должность.

    Затем посередине листа нужно записать название – «Уведомление», и проставить его номер. Под ним необходимо произвести регистрацию бланка в журнале.

    Текст самого уведомления нужно составлять в форме письма в вежливой форме, там необходимо указать:

    • Статью ТК, где указана необходимость предоставить работнику уведомление;
    • Сведения о дате начала и завершения отпуска по графику;
    • Длительность периода в днях;
    • Сведения о графике отпусков, в котором был закреплен данный период предоставления отдыха;
    • Необходимость поставить подпись на бланке и вернуть его назад в кадровую службу.

    Уведомление об отпуске должно подписывать лицо, ответственное за оформление документа, руководитель кадровой службы. В нижней части бланка обязательно должна находиться пустая графа, в которой работник может проставить дату ознакомления и свою подпись.

    Читать еще:  Особенности аренды и продажи помещений под офис, а также образцы договоров
    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector